Hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS: Cách hoạt động và tại sao doanh nghiệp cần triển khai ngay

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc với nhiều doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thay vì phải xuất hóa đơn thủ công hoặc sử dụng phần mềm rời rạc, nay các doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy POS – một giải pháp nhanh gọn, tiện lợi và tuân thủ pháp luật.

Hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS là gì?

Hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS là hình thức lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay trên thiết bị máy tính tiền POS. Toàn bộ quy trình từ nhập đơn hàng, tính tiền, ký số đến gửi hóa đơn cho khách đều được thực hiện tự động và tức thì trên một thiết bị duy nhất.

Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua:

• Email 

• Hiển thị trên màn hình POS

• In bản sao giấy (nếu cần)

Cách hoạt động của hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử trên máy POS thường diễn ra theo các bước:

1. Tạo đơn hàng trên máy POS: Nhân viên nhập thông tin sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá bán.

2. Tự động tính tiền & thu thuế: Hệ thống POS sẽ tính toán chính xác tổng tiền và các khoản thuế.

3. Ký số hóa đơn: Máy POS được tích hợp chữ ký số (token hoặc ký số từ xa) để ký hợp lệ hóa đơn.

4. Gửi hóa đơn cho khách hàng: Ngay sau khi ký số, hóa đơn được gửi qua email hoặc được in trực tiếp từ máy ASM M2 POS.

5. Lưu trữ và báo cáo: Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ lên hệ thống quản lý, đảm bảo an toàn và phục vụ đối soát, báo cáo thuế.

Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS

1. Nhanh chóng, chính xác
   Không còn tình trạng ghi hóa đơn thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

2. Tiết kiệm chi phí
   Giảm chi phí giấy, mực in, lưu kho và nhân sự nhập liệu.

3. Tuân thủ quy định pháp luật
   Đáp ứng yêu cầu bắt buộc về sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

4. Chuyên nghiệp & nâng cao trải nghiệm khách hàng
   Khách nhận hóa đơn ngay lập tức, dễ dàng tra cứu và lưu trữ.

5. Quản lý minh bạch
   Dữ liệu giao dịch được lưu trữ đồng bộ, hỗ trợ đối soát và báo cáo nhanh chóng.

Doanh nghiệp nào nên triển khai?

Hầu hết các loại hình kinh doanh đều có thể áp dụng, đặc biệt:

• Nhà hàng, quán cà phê

• Siêu thị, cửa hàng bán lẻ

• Khách sạn, dịch vụ lưu trú

• Trung tâm thương mại, chuỗi cửa hàng

Kết luận

Hóa đơn điện tử từ máy ASM M2 POS không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn là giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu quy trình và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc triển khai sớm sẽ giúp doanh nghiệp dẫn đầu xu hướng và tăng sức cạnh tranh.